Recevoir une fausse facture, c’est comme accueillir un loup dans sa comptabilité : une erreur et vos finances se font dévorées. Avec des escroqueries de plus en plus sophistiquées, souvent par e-mails falsifiés ou usurpations d’identité, les risques de pertes financières, de redressements fiscaux ou de piratage de données se multiplient. Notre guide vous dévoile les réflexes simples pour repérer ces pièges : vérifier les mentions obligatoires, repérer les signaux d’alerte dans les e-mails, sécuriser les coordonnées bancaires, ou encore utiliser des outils comme la vérification du bénéficiaire.
- Les fausses factures, un cauchemar pour l’entrepreneur : comment s’en prémunir ?
- Reconnaître une fausse facture : les différents visages de la fraude
- Votre checklist anti-fraude : comment repérer une fausse facture à coup sûr ?
- Mieux vaut prévenir que guérir : les bonnes pratiques pour sécuriser votre facturation
- La technologie à votre rescousse : automatisez votre protection contre la fraude
- Le mal est fait ? les étapes à suivre si vous avez reçu ou payé une fausse facture
- Gardez une longueur d’avance sur les fraudeurs avec le bon partenaire
Les fausses factures, un cauchemar pour l’entrepreneur : comment s’en prémunir ?
Recevoir une facture, c’est monnaie courante dans la vie d’une entreprise. Mais quand une fausse facture se glisse parmi vos documents, c’est un peu comme un loup déguisé en agneau dans votre comptabilité. Et le phénomène prend de l’ampleur : en 2025, près de 90 % des fraudes en entreprise impliquent des factures falsifiées, avec des pertes annuelles estimées à 5 000 milliards d’euros à l’échelle mondiale. Un risque financier, mais aussi un casse-tête administratif.
Que vous soyez indépendant, TPE ou PME, personne n’est à l’abri. Une facture fictive (opération inexistante) ou de complaisance (montant modifié) peut coûter cher : redressement fiscal, amendes pouvant atteindre 500 000 €, ou même peine de prison. Sans compter le temps perdu à démêler l’écheveau. Heureusement, des solutions existent pour transformer ce cauchemar en parcours tranquille.
Dans ce guide, on vous dévoile les stratégies concrètes pour identifier les signaux d’alerte, sécuriser vos paiements, et neutraliser les arnaques avant qu’elles ne frappent. Car chez Kerneo, notre mission est de vous permettre de vous concentrer sur votre cœur de métier, pas sur les pièges administratifs.
Reconnaître une fausse facture : les différents visages de la fraude
Plus qu’une simple erreur : la définition d’une fausse facture
Une fausse facture va bien au-delà d’une erreur de frappe ou d’un montant incorrect. Il s’agit d’un acte délibéré de tromperie fiscale ou d’escroquerie.
Ce document falsifié peut mener à des conséquences juridiques graves. Pour l’émetteur comme pour celui qui l’utilise sciemment, c’est un délit puni par la loi.
Contrairement à une facture erronée qui résulte d’une erreur involontaire, la fausse facture est créée intentionnellement pour des fins frauduleuses.
Les deux types de pièges à connaître
Deux formes principales de fraude aux factures existent :
- La facture fictive : Elle n’a aucun fondement dans la réalité. Aucune prestation n’a eu lieu. Son but ? Créer des charges illusoires pour réduire sa base imposable ou récupérer indûment de la TVA.
- La facture de complaisance : Elle repose sur une opération réelle mais les données sont modifiées intentionnellement (quantités, montants, nature des services).
Un troisième type se multiplie : la fraude par usurpation d’identité. Un escroc se fait passer pour un fournisseur légitime et vous adresse une facture avec ses propres coordonnées bancaires. Cette pratique, aussi appelée “fraude au président”, peut coûter cher.
Pour vous protéger, vérifiez toujours les coordonnées bancaires de vos fournisseurs. La vérification du bénéficiaire est une mesure de sécurité essentielle.
Votre checklist anti-fraude : comment repérer une fausse facture à coup sûr ?
L’examen à la loupe : les mentions obligatoires manquantes ou suspectes
Une facture sans mentions légales, c’est comme un gâteau sans sucre : on sent qu’il manque un ingrédient essentiel. Vérifiez systématiquement la présence de :
- Nom, adresse et coordonnées complètes de l’émetteur et du destinataire,
- Numéro d’entreprise (BCE) et TVA intracommunautaire,
- Date et numéro de facture uniques,
- Description précise des biens ou services,
- Montants HTVA, TVA et total TVAC détaillés.
L’absence d’un seul élément est un signal d’alerte majeur. Mieux vaut poser des questions maintenant que de chercher un avocat plus tard.
Les indices qui trahissent l’arnaque par e-mail (phishing)
Les fraudeurs adorent les e-mails pour tromper les victimes. Voici les signaux d’alarme à repérer :
- Adresses e-mail loufoques : exemple, “facturation@votrefournisseur.be” devient “facturation@votrefournisseur.be-urgent.com”,
- Fautes de français : un message bourré de coquilles, c’est comme un chat dans une pharmacie… ça sent le faux,
- Logos de qualité douteuse : un logo pixelisé, c’est comme un tableau de maître avec des coups de pinceau approximatifs,
- Tonalité pressante : “Paiement immédiat requis sous peine de pénalités”, traduction : “Dépêchez-vous de nous envoyer l’argent avant de réfléchir”,
- Demande de changement d’IBAN : sans confirmation officielle, c’est un peu comme si votre boulanger vous demandait soudainement votre code de carte bancaire…
Le diable est dans les détails : incohérences et bizarreries
Le doute est votre meilleur allié. Méfiez-vous des éléments qui piquent les yeux :
- Numéro de facture chaotique : si le “2024/003” devient “2024/002bis” sans explication, sonnez l’alarme,
- Montant déconnant : un devis à 1 000€ et une facture à 1 500€,
- Mise en page déroutante : si la facture ressemble à un collage d’un collège, vérifiez deux fois avant de signer.
En cas de doute, contactez votre fiduciaire ou utilisez des outils comme Peppol pour sécuriser vos échanges. Et pour les coordonnées bancaires, vérifiez toujours le bénéficiaire avant de valider un virement. La prudence, c’est l’assurance tranquillité d’esprit pour votre entreprise !
Mieux vaut prévenir que guérir : les bonnes pratiques pour sécuriser votre facturation
Il suffit d’un clic malencontreux ou d’une facture falsifiée pour voir des milliers d’euros disparaître. 80% des PME belges ont déjà été confrontées à une tentative de fraude.
Mettre en place une procédure de validation claire
L’anti-fraude commence par des gestes simples mais systématiques. Avant tout règlement, vérifiez toujours trois documents : la facture, le bon de commande et le bon de livraison. Ce rapprochement évite la majorité des erreurs.
La rigueur administrative sauve des trésoreries comme des réputations. En cas de doute, bloquez le paiement et contactez votre partenaire via ses coordonnées officielles.
La double vérification, votre meilleure alliée
Les fraudeurs adorent les changements d’IBAN. Une entreprise sur quatre se fait piéger en validant un RIB modifié par e-mail. La règle est simple : confirmez toujours par téléphone via un numéro connu.
| Point de contrôle | Les bons réflexes (À faire) | Les erreurs à éviter (À ne pas faire) |
|---|---|---|
| Nouvelle facture | Toujours comparer avec le devis et le bon de commande. | Payer sans vérifier la prestation correspondante. |
| Coordonnées bancaires | Vérifier l’IBAN dans votre base de données fournisseurs. En cas de changement, appeler le fournisseur sur un numéro connu. | Accepter un changement d’IBAN reçu par e-mail sans aucune autre forme de vérification. |
| Identité du fournisseur | Contrôler le numéro d’entreprise sur des sites officiels comme la Banque-Carrefour des Entreprises (BCE). | Faire confiance à un nouveau fournisseur sans la moindre recherche. |
| Communication suspecte | Contacter directement le fournisseur via un canal de communication fiable (téléphone, site officiel). | Cliquer sur des liens dans un e-mail douteux ou répondre à un message pressant. |
La dématérialisation des échanges ajoute une couche de protection. Le réseau Peppol garantit l’authenticité des expéditeurs et des destinataires. Pour comprendre son fonctionnement, découvrez notre guide sur la facturation électronique.
Concernant les virements, la vérification du bénéficiaire est obligatoire pour les montants supérieurs à 50€. Cela évite que votre argent ne finisse sur un compte non sécurisé.
La technologie à votre rescousse : automatisez votre protection contre la fraude
La fin des doutes avec la vérification du bénéficiaire
Imaginez une barrière invisible qui vérifie si l’argent arrive bien chez la bonne personne, sans effort supplémentaire. C’est exactement ce que propose la vérification du bénéficiaire (IBAN-name check). Quand vous saisissez un IBAN et un nom, votre banque compare automatiquement ces données avec celles du compte destinataire. Si le nom ne correspond pas, un avertissement s’affiche. C’est une protection cruciale, surtout face aux fraudes au faux RIB lors de changements non signalés.
En Belgique, cette mesure devient incontournable. Elle réduit les risques liés au phishing ou aux factures falsifiées. Le déploiement progressif en Europe arrive d’ici 2025. Pour en savoir plus sur ces nouvelles règles, découvrez comment sécuriser vos virements grâce à la vérification du bénéficiaire.
Peppol et la facturation électronique : l’avenir de la sécurité
Vous pensez qu’une facture PDF envoyée par e-mail suffit ? Détrompez-vous. La vraie facturation électronique, via le réseau Peppol, est bien plus robuste. Elle sécurise vos échanges grâce à un système d’identification des expéditeurs et destinataires, empêchant toute modification frauduleuse. Plus besoin de vous demander si ce document est légitime : Peppol garantit son authenticité comme un coffre-fort numérique.
En 2026, ce système devient obligatoire en Belgique. Au-delà de la conformité légale, c’est une opportunité pour simplifier vos processus tout en renforçant votre sécurité. Curieux de franchir le pas ? Découvrez comment la facturation électronique va transformer votre gestion comptable.
Le rôle de votre logiciel comptable
- Un logiciel adapté peut intégrer Peppol, évitant les erreurs humaines comme une mauvaise saisie de données.
- Il automatisera les vérifications (comme la correspondance IBAN/nom) et les contrôles de conformité, gagnant du temps et réduisant les rejets.
- Moins de risques, moins de paperasse, et surtout, plus de sérénité dans vos transactions.
Le mal est fait ? les étapes à suivre si vous avez reçu ou payé une fausse facture
Agir vite pour limiter les dégâts
Si vous avez malheureusement payé une fausse facture, ne paniquez pas. Plus vous agirez vite, plus vous aurez de chances de récupérer vos fonds. Voici les étapes à suivre :
- Contactez immédiatement votre banque : Si vous venez de faire le virement, demandez s’il est possible de le bloquer ou d’initier une procédure de rappel des fonds (“recall”).
- Rassemblez toutes les preuves : Conservez la facture frauduleuse, tous les e-mails échangés, les preuves de paiement, etc.
- Déposez plainte auprès de la police : C’est une étape cruciale pour toute démarche ultérieure (assurance, banque).
- Signalez la fraude : Informez le point de contact officiel du gouvernement pour les fraudes sur internet.
Protéger votre réputation et votre comptabilité
Si l’identité de votre entreprise a été usurpée dans le cadre de cette fraude aux fausses factures, il est essentiel d’agir rapidement pour protéger votre réputation.
Prévenez vos clients et fournisseurs pour qu’ils ne deviennent pas à leur tour des victimes. Vous pouvez les informer par e-mail ou par téléphone, en expliquant que des factures frauduleuses circulent à votre nom.
Concernant l’aspect comptable, sachez que cette perte peut être traitée de manière fiscalement optimale. En utilisant un système de facturation électronique sécurisé comme PEPPOL, vous protégez votre entreprise des fraudes futures tout en facilitant votre comptabilité.
De plus, en vérifiant systématiquement les bénéficiaires bancaires avant tout virement, vous limitez les risques de ce type de fraude.
Votre fiduciaire, comme Kerneo, peut vous accompagner dans la gestion comptable et fiscale de cette perte, en s’assurant qu’elle soit correctement documentée et traitée.
Gardez une longueur d’avance sur les fraudeurs avec le bon partenaire
Face à la recrudescence des fraudes aux fausses factures, trois piliers s’imposent : vigilance, processus rigoureux et technologies fiables comme Peppol.
La vigilance exige des vérifications des mentions obligatoires, la méfiance envers les emails suspects et la confirmation téléphonique des modifications bancaires. Les processus internes nécessitent un rapprochement entre factures, bons de commande et livraisons, ainsi qu’un archivage rigoureux. Les outils technologiques, comme la vérification du bénéficiaire et la facturation électronique Peppol, automatisent les contrôles et authentifient les émetteurs. Découvrez comment Peppol sécurise vos transactions et protège vos virements.
Vous n’êtes pas seul. Kerneo, votre partenaire expert, allie compétence comptable et conseils ciblés pour sécuriser vos flux. Comme un alpiniste vérifiant ses ancrages, nous protégeons chaque étape de votre gestion administrative.
Prêt à agir ? Contactez Kerneo pour auditer vos processus et adopter des solutions proactives. Votre entreprise mérite une défense solide contre les escroqueries.
Face aux fausses factures, l’entrepreneur n’est jamais seul : la vigilance, des processus solides et la technologie forment un trio gagnant. Avec Kerneo, bénéficiez d’un guide expert pour sécuriser vos flux financiers. Prêt à blinder votre entreprise ? Contactez-nous et transformez la gestion des risques en une routine sereine.
Thomas Frank
Expertise acquise en BigFour et à l’international, passionné de bonne cuisine, responsable RH.
