En 2026, la facturation électronique devient obligatoire en Belgique : adieu aux PDFs expédiés par email ! Cette réforme, vaste comme un chantier de rénovation, exige une préparation stratégique. Découvrez comment les entreprises belges peuvent transformer cette obligation fiscale en levier de simplification administrative, tout en évitant les pièges du format PDF désormais dépassé.
L’obligation de facturation électronique en Belgique dès 2026
À partir du 1er janvier 2026, la facturation électronique structurée devient obligatoire en Belgique pour les transactions B2B entre entreprises assujetties à la TVA. Selon une étude d’EY, cette réforme vise à moderniser les processus fiscaux via le réseau Peppol. Le cadre légal s’appuie sur la loi adoptée par la Chambre des représentants, alignant la Belgique sur les normes européennes.
Calendrier clé de la mise en œuvre de la facturation électronique en Belgique
| Date | Événement |
|---|---|
| 01/01/2025 | Début de la déduction fiscale majorée à 20% pour investissements numériques |
| 01/01/2026 | Mise en vigueur de l’obligation de facturation électronique B2B |
| 01/01/2028 | Entrée en œuvre du e-reporting pour les déclarations fiscales |
Les entreprises en faillite, relevant du régime forfaitaire ou de transactions exonérées de TVA (comme les médecins ou banques) sont dispensées de cette obligation. Les entreprises étrangères sans établissement fixe en Belgique restent hors champ d’application. Cependant, toute société belge doit pouvoir recevoir des factures électroniques, même si elle traite avec des particuliers. Pour une compréhension approfondie des implications et des obligations légales, il peut être utile de Consulter un expert-comptable. Une déduction fiscale de 120% est prévue pour accompagner la transition.
Pourquoi le simple PDF ne sera plus suffisant en 2026
Une facture électronique structurée est un document conçu pour être traité automatiquement par les systèmes informatiques, contrairement à un PDF qui reste un document statique destiné à la lecture humaine. Le PDF est simplement une image numérique d’une facture, nécessitant une saisie manuelle qui engendre des erreurs. La facture structurée contient des données organisées selon des normes techniques précises, permettant un échange fluide entre logiciels et assurant une traçabilité irréprochable. Ce format permet aux informations de circuler directement dans les systèmes comptables sans intervention humaine, évitant les manipulations fastidieuses.
Peppol (Pan-European Public Procurement Online) est un réseau européen d’échange de documents administratifs. En Belgique, le format Peppol-BIS 3.0, basé sur UBL (Universal Business Language), est le standard adopté. Ce format structuré permet un échange fluide entre systèmes informatiques, garantissant l’intégrité des données et la traçabilité. Compatible avec de nombreuses solutions de facturation, cette norme favorise l’interopérabilité entre logiciels et réduit les erreurs. Le réseau Peppol assure une transmission sécurisée entre entreprises et administrations publiques, renforçant la lutte contre la fraude fiscale tout en simplifiant les processus comptables.
Les avantages de la facture électronique structurée
La facture électronique structurée simplifie le travail de vos équipes. Fini les saisies manuelles ou les factures perdues dans des tiroirs. Automatisez l’envoi, la réception et l’archivage de vos documents. Selon une étude de l’Université d’Hasselt, vous économisez jusqu’à 9 € par facture, soit 75 % des coûts. Un gain de temps et d’argent à ne pas négliger.
- Une facture structurée réduit la fraude fiscale grâce à des données vérifiables et traçables.
- Elle améliore la conformité fiscale en s’alignant sur les exigences légales.
- Elle accélère le reporting grâce au traitement automatisé des informations comptables.
- Des aides financières sont prévues pour faciliter l’adoption de ce format.
Pour alléger la transition, le gouvernement belge offre des avantages financiers. La déduction fiscale pour les investissements numériques grimpe à 20 % dès 2025. De plus, les frais liés à la facturation électronique (logiciels, formation) sont déductibles à 120 % jusqu’en 2027. Opportunité à saisir pour réduire vos charges et anticiper les obligations futures.
Comment préparer votre entreprise à cette transition
La transition vers la facturation électronique structurée en Belgique nécessite une préparation méthodique. Évaluez vos besoins actuels : volume de factures traitées, systèmes existants, et types de transactions. Identifiez les lacunes de votre processus actuel et définissez vos attentes (gain de temps, conformité fiscale, intégration avec vos outils). Prévoyez un budget pour l’acquisition d’un logiciel compatible Peppol et la formation de vos équipes. Dès maintenant, engagez-vous dans cette démarche : les délais serrés ne pardonneront pas les retards. Sollicitez un conseil en gestion
Critères importants pour choisir une solution de facturation électronique en Belgique
| Conformité Peppol-BIS | Compatibilité avec le format standardisé adopté par l’administration belge | Indispensable pour respecter l’obligation légale de facturation électronique |
| Interopérabilité | Capacité à communiquer avec différents systèmes comptables et logiciels tiers | Facilite les échanges avec clients et fournisseurs utilisant des solutions différentes |
| Intégration avec Plateforme Mercurius | Connexion directe avec le système central de traitement des déclarations fiscales | Permet l’envoi automatique des données obligatoires à l’administration fiscale |
| Sécurité des données | Normes de cryptage et certifications RGPD | Protège les informations sensibles des entreprises contre les risques numériques |
| Support technique | Disponibilité d’assistance par mail ou par téléphone | Garantit un accompagnement rapide en cas de problème avec les obligations fiscales |
| Coûts totaux | Frais initiaux + abonnements + coûts d’intégration | Permet d’éviter les mauvaises surprises budgétaires pour les PME |
Le système d’e-reporting complétera la facturation électronique en imposant un partage en temps quasi-réel des données fiscales via le modèle Peppol. Les entreprises devront adapter leurs logiciels pour transmettre automatiquement les informations fiscales à un portail centralisé. Le régime forfaitaire de TVA disparaîtra, obligeant ces entreprises à basculer vers un régime normal avec une comptabilité en partie double. Dès aujourd’hui, vérifiez la compatibilité de vos systèmes ERP et préparez-vous à cette évolution. Pour des détails techniques, consultez efacture.belgium.be.
En 2026, la facture électronique structurée devient incontournable pour les entreprises belges : adieu PDF statiques, bonjour automatisation fluide via le réseau Peppol. Cette évolution, bien qu’obligatoire, cache une opportunité pour alléger votre gestion et renforcer votre conformité fiscale. Ne laissez pas cette transition vous surprendre : préparez-vous dès maintenant, car dans deux ans, ce ne sont pas les factures qui tarderont, mais bien votre compétitivité si vous tardez à vous adapter.
2026 ? Kerneo y est déjà
Chez Kerneo, nous n’attendons pas 2026 pour nous retrousser les manches : la facturation électronique est déjà une réalité pour plusieurs de nos clients pilotes, intégrée en douceur et 100 % conforme aux futures normes (Peppol inclus, bien sûr). Résultat ? Lorsque l’obligation légale pointera officiellement le bout de son nez, vos factures fileront toutes seules dans le bon format pendant que vous vous concentrez sur votre activité. En somme, la proactivité au service de l’entrepreneur… et un souci en moins pour vous !
